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111 4. Alla delegazione è preposto un frate che svolge il suo ufficio come delegato del ministro provinciale, ed è assistito da due consiglieri. A lui compete rappresentare la delegazione, in nome del ministro provinciale, presso le autorità ecclesiastiche del luogo e quelle civili, per quanto possibile. 5. Il delegato e i due consiglieri sono nominati, a norma dello statuto, dal ministro provinciale con il consenso del suo Consiglio, sentito prima il parere dei frati professi perpetui della delegazione. Il delegato non può essere riconfermato per un tempo maggiore di quello stabilito per un guardiano. 6. Al delegato, che non è superiore maggiore, il ministro provinciale conceda per iscritto le deleghe necessarie, perché venga reso più facile il governo pratico, pastorale e amministrativo, e possa essere promossa una certa autonomia di funzionamento interno del gruppo, specialmente in vista del servizio alla Chiesa particolare e della implantatio Ordinis. 7. Ai frati della delegazione sono riconosciuti tutti i diritti e i doveri dei frati della provincia di appartenenza. 8. I frati di altra circoscrizione che prestano servizio nella delegazione esercitano il diritto di voto nella propria circoscrizione. 8/26 Il mandato di guardiano e di vicario dura tre anni. 8/27 I guardiani, con mezzi opportuni, non solo informino, ma consultino anche i frati sugli argomenti da trattare nel Capitolo locale. 8/28 1. Nella curia generale e provinciale e nella sede dei custodi si abbia un archivio riservato dove siano custoditi con cautela e prudenza quei documenti che richiedono di essere conservati sotto segreto. 2. Nella gestione degli archivi si osservi quanto prescritto dalla legislazione ecclesiastica e dal nostro diritto proprio, ci si attenga ai requisiti della scienza archivistica e non si ometta di redigere l’inventario dei documenti conservati. 3. La cura degli archivi sia affidata preferibilmente a frati qualificati, i quali a tale scopo, con il consenso del ministro, potranno servirsi anche dell’aiuto di collaboratori esterni. 8/29 In tutte le fraternità si conservi l’uso di redigere la cronaca.